Dit privacybeleid beschrijft hoe MSI Group ("MSI", "wij", "ons") persoonsgegevens verwerkt via de mobiele applicaties die wij aan onze medewerkers en partners ter beschikking stellen, waaronder de MSI Agent-app voor het uitvoeren van werfinspecties en het opstellen van technische rapporten op locatie.
Wij hechten veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.
1. Verantwoordelijke voor de verwerking
MSI Group
Genebroekstraat 95
3581 Beringen, België
Via onze app verzamelen en verwerken wij de volgende categorieën van persoonsgegevens:
2.1 Gegevens van app-gebruikers (MSI-medewerkers)
Inloggegevens: e-mailadres en versleuteld wachtwoord
Profielgegevens: voornaam, achternaam, functie en team
GPS-locatie: wordt enkel uitgelezen wanneer een nieuwe inspectie wordt aangemaakt, zodat de werflocatie automatisch ingevuld kan worden
2.2 Gegevens van klanten (verzameld door de medewerker op de werf)
Contactgegevens: naam, telefoonnummer, e-mailadres en adres van de klant
Foto's van de werf: beelden van installaties, meterstanden en infrastructuur die nodig zijn voor het technische rapport
Digitale handtekening: de handtekening die de klant op de tablet plaatst ter bevestiging van de uitgevoerde werkzaamheden
Werfgegevens: straat en huisnummer waar de inspectie plaatsvond, evenals technische gegevens over de installatie
De app verzamelt geen reclame-identificatoren, geen statistieken over gebruikersgedrag en geen gegevens van derden. Er worden geen advertenties getoond.
3. Waarom verwerken wij deze gegevens?
Wij verwerken de bovenstaande gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
Het uitvoeren van technische inspecties en het opstellen van werfrapporten in opdracht van klanten
Het automatisch invullen van de werflocatie via GPS, om manuele invoer te beperken
Het toevoegen van bewijsfoto's en een klanthandtekening aan het rapport
Het bewaren en verzenden van het opgestelde rapport naar het centrale MSI-platform en (indien gevraagd) naar de klant
Het beheren van toegang tot de app door MSI-medewerkers
4. Rechtsgrond voor de verwerking
Onze verwerking is gebaseerd op:
Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG): de inspectie en rapportage gebeuren in het kader van de overeenkomst tussen MSI Group en haar klanten
Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG): voor bepaalde technische installaties (gas en elektriciteit) zijn rapporten en bewaring wettelijk verplicht
Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): voor het beheer van medewerkersaccounts en het optimaliseren van onze dienstverlening
5. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij delen uw gegevens uitsluitend met:
MSI-medewerkers die toegang nodig hebben voor hun werk (techniekers, planners, administratie)
De klant zelf, aan wie het opgestelde rapport en de bijhorende foto's worden bezorgd
Onze hostingpartner (Hetzner Online GmbH, Duitsland) waar de servers fysiek staan, binnen de Europese Economische Ruimte
Bevoegde overheden of inspectiediensten, indien wettelijk verplicht
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden en geven ze niet door aan landen buiten de EER zonder passende waarborgen.
6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Werfrapporten en bijhorende foto's: 10 jaar vanaf de uitvoeringsdatum, in overeenstemming met de wettelijke bewaartermijnen voor technische dossiers
Klantcontactgegevens: zolang er een actieve samenwerking is, en daarna gedurende 7 jaar voor boekhoudkundige doeleinden
Accountgegevens van medewerkers: tot 3 maanden na uitdiensttreding, daarna verwijderd of geanonimiseerd
Tijdelijke GPS-coördinaten die geen deel uitmaken van een rapport: niet bewaard
7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:
Versleutelde communicatie tussen de app en onze servers (HTTPS/TLS)
Versleutelde opslag van inloggegevens op het toestel (Android Keystore)
Beperkte toegang tot servergegevens op basis van rol
Regelmatige updates en beveiligingscontroles op onze infrastructuur
Fysieke beveiliging van de datacenters door onze hostingpartner
8. Toestemmingen die de app vraagt
Bij gebruik vraagt de app om de volgende Android-toestemmingen:
Locatie (GPS): om de werflocatie automatisch in te vullen bij een nieuwe inspectie
Camera: om foto's te maken van installaties en meterstanden
Toegang tot foto's en bestanden: om bestaande foto's aan een rapport toe te voegen, en om gegenereerde rapporten op te slaan
Internettoegang: om rapporten te synchroniseren met onze servers
U kunt deze toestemmingen op elk moment intrekken via de Android-instellingen. Bepaalde functies van de app zullen daardoor niet meer correct werken.
9. Uw rechten
U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Recht op inzage in de gegevens die wij over u verwerken
Recht op verbetering van onjuiste gegevens
Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden"), tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt
Recht op beperking van de verwerking
Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens
Recht van bezwaar tegen verwerking gebaseerd op gerechtvaardigd belang
Recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via info@msigroup.be. Wij antwoorden binnen 30 dagen.
10. Klacht indienen
Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, hebt u steeds het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen om wijzigingen in de wetgeving of in onze dienstverlening weer te geven. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina, met vermelding van de datum van laatste aanpassing bovenaan.
12. Contact
Voor alle vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunt u ons bereiken via: